Automatizaciones

Su evento en piloto automático, usted mantiene la estrategia

Organizar un evento ya consume toda su energía. Entre la logística, los proveedores, la coordinación de equipos y los imprevistos de última hora, es difícil acordarse de enviar los mensajes adecuados en el momento oportuno. Resultado: los recordatorios salen demasiado tarde o no salen, los asistentes llegan perdidos el día del evento y, una vez terminado, se olvida de recopilar el feedback que le permitiría mejorar la próxima edición. Sweescape automatiza estas tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Usted configura su secuencia de comunicación una vez, y la plataforma ejecuta todo por usted, en el momento adecuado, con el mensaje correcto. Usted mantiene el control sobre la estrategia, el sistema gestiona la ejecución.

Automatizaciones concretas para cada etapa de su evento

Las automatizaciones de Sweescape cubren todo el ciclo de vida de un evento, desde la inscripción hasta el feedback post-evento. Antes del evento: Programe un correo de recordatorio 2 días antes para confirmar la presencia de sus asistentes. Incluya información práctica: dirección, horarios, código de acceso, mapa. Este recordatorio reduce considerablemente la tasa de ausencias y mejora la experiencia del asistente desde el principio. El Día D: Envíe automáticamente un SMS de bienvenida por la mañana. Un mensaje corto y personalizado que marca la pauta y refuerza la anticipación. Sus asistentes se sienten esperados, acompañados y valorados. Después del evento: Active un correo de agradecimiento unas horas o días después del final. Pero sobre todo, integre directamente un enlace a su formulario de satisfacción. Esta automatización cambia las reglas del juego: recopila sistemáticamente feedback utilizable sin tener que pensarlo manualmente. Estos ejemplos son solo un vistazo. Puede crear automatizaciones para cualquier etapa: confirmación de inscripción, seguimiento de no inscritos, anuncio de cambio de lugar, invitación al próximo evento para asistentes satisfechos.

Email o SMS: elija el canal adecuado para cada momento

Cada automatización puede enviarse por correo electrónico o por SMS, según el contexto y la urgencia del mensaje. Los correos electrónicos son perfectos para comunicaciones detalladas: recordatorios completos con toda la información práctica, correos de agradecimiento estructurados, invitaciones a feedback con varios párrafos. Los SMS son imprescindibles para mensajes cortos y urgentes: confirmación de inscripción inmediata, recordatorio el mismo día, alerta en caso de cambio de última hora. Su tasa de apertura cercana al 98% garantiza que su mensaje será leído rápidamente. Esta flexibilidad le permite adaptar su comunicación a cada situación sin multiplicar herramientas o interfaces.

Programe una vez por evento, deje que funcione solo

La verdadera potencia de las automatizaciones reside en su ejecución autónoma. Para cada evento, configura su secuencia de comunicación una sola vez: recordatorio 2 días antes, SMS de bienvenida el Día D, feedback post-evento. Una vez configurada, esta secuencia se ejecuta automáticamente en las fechas y horas definidas, sin intervención manual por su parte. Ya no tiene que pensar "vaya, olvidé enviar el recordatorio" la noche anterior. El sistema se encarga. ¿Gestiona varios eventos simultáneamente? Cada evento ejecuta su propia secuencia de automatizaciones de forma independiente. ¿Organiza 10 seminarios diferentes el mismo mes? Configura cada uno una vez, y las 10 secuencias funcionan en paralelo sin colisiones ni confusiones. Este enfoque garantiza que cada evento se beneficie de una comunicación profesional y sistemática, incluso cuando usted está desbordado o de viaje.

Todo centralizado: desde la configuración hasta el análisis

A diferencia de las soluciones fragmentadas que le obligan a hacer malabarismos entre su herramienta de gestión de eventos y sus plataformas de emailing externas, Sweescape centraliza todo el proceso. Usted crea su evento, configura sus automatizaciones, sigue los envíos y recopila el feedback, todo desde una única interfaz. Se acabó sincronizar manualmente listas de contactos, exportar CSV o configurar webhooks complejos. Esta integración nativa elimina los puntos de fricción y los riesgos de error. Sus automatizaciones funcionan desde la creación del evento, sin configuración técnica previa. Usted se centra en el contenido de sus mensajes, la plataforma gestiona el resto. El feedback recopilado a través de sus automatizaciones post-evento es directamente analizable en SweeAnalytics. La IA integrada compila todas las respuestas, identifica tendencias y extrae puntos de mejora. Obtiene un resumen accionable en segundos, sin tener que leer manualmente cientos de respuestas.