Funcionalidades clave de la aplicación
Descubra en detalle las potentes herramientas integradas en esta solución para optimizar su organización.
Deje de descubrir sus pérdidas tres meses después del evento
Demasiados organizadores descubren su déficit real únicamente durante el cierre contable final. Las facturas de clientes están dispersas, los gastos mal registrados y la rentabilidad se calcula manualmente semanas después del cierre. SweeInvoice centraliza toda su gestión financiera de eventos. Las facturas de clientes se generan y envían automáticamente con cada compra de entrada. Registra los gastos de proveedores a medida que ocurren. Consulta instantáneamente la rentabilidad real de cada evento. Sin aproximaciones, sin malas sorpresas. Gestiona con cifras fiables y actualizadas de forma continua.
Facturación automatizada, gastos rastreados, rentabilidad calculada
SweeInvoice agrupa toda su gestión financiera de eventos en una única interfaz. Ya no tendrá que navegar entre su software de contabilidad, sus archivos Excel y sus carpetas de facturas en PDF.
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Facturación de Clientes Automatizada
Cada compra de entrada activa automáticamente la generación y el envío de la factura correspondiente al cliente. Personalice sus plantillas, integre su branding y siga los pagos en tiempo real. Sus facturas se vinculan automáticamente al evento correspondiente, sin intervención manual.
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Gestión de Gastos de Proveedores
Registre cada gasto en el momento en que ocurre: catering, alquiler de equipos, proveedores técnicos. Asocie cada gasto al evento correspondiente para mantener una visión clara de sus costes reales y evitar cualquier omisión.
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Cálculo Automático de la Rentabilidad
SweeInvoice calcula automáticamente su margen neto restando el total de gastos declarados de la facturación generada por las ventas de entradas. Un solo clic basta para conocer la salud financiera exacta de su evento en todo momento.
Conozca la rentabilidad exacta de cada evento al instante
Cuando gestiona varios eventos simultáneamente, SweeInvoice le permite consultar la rentabilidad individual de cada uno en tiempo real. Identifica inmediatamente los eventos más rentables, aquellos que requieren ajustes presupuestarios y los que generan márgenes negativos antes de que sea demasiado tarde. Esta visibilidad financiera le permite optimizar futuras ediciones basándose en datos reales. Ejemplo concreto: Organiza un festival de tres días con varios escenarios. A mitad del evento, observa que los gastos del escenario principal superan ampliamente las previsiones iniciales. SweeInvoice le alerta inmediatamente de esta desviación. Detecta el problema en directo y toma medidas correctivas para limitar el impacto en el margen global.
Cómo un organizador descubrió 3.000€ de déficit... tres semanas demasiado tarde
Un organizador de fiestas electrónicas lanza un evento en octubre para 500 personas. Presupuesto previsto: 15.000€. Ingresos esperados: 22.000€. Beneficio esperado: 7.000€. A finales de noviembre, descubre un déficit de 3.069€. ¿Por qué? Las campañas de Facebook e Instagram habían estado activas más tiempo del previsto, los carteles se reimprimieron de urgencia, los influencers costaron más caro. Resultado: 25.069€ de gastos en lugar de 15.000€. ¿El problema? Lo descubrió tres semanas después de la fiesta. Demasiado tarde para reaccionar. Con SweeInvoice, este desvío habría saltado a la vista a mediados de octubre. Habría podido detener las campañas menos rentables, limitar las impresiones, ajustar su estrategia. En lugar de perder 3.000€, habría conservado sus 7.000€ de beneficio.
Únase a los organizadores que gestionan sus eventos con datos fiables
"SweeInvoice nos permitió pasar de una gestión aproximada a un control financiero preciso. Identificamos las desviaciones presupuestarias en tiempo real y tomamos decisiones basadas en cifras reales. Nuestra rentabilidad media aumentó un 12 % en seis meses."