Automatisations

Votre événement pilote automatiquement, vous restez stratégique

Organiser un événement mobilise déjà toute votre énergie. Entre la logistique, les prestataires, la coordination des équipes et les imprévus de dernière minute, difficile de penser à envoyer les bons messages au bon moment. Résultat : les rappels partent trop tard ou pas du tout, les participants arrivent perdus le jour J, et une fois l'événement terminé, vous oubliez de collecter les feedbacks qui vous permettraient d'améliorer la prochaine édition. Sweescape automatise ces tâches répétitives et chronophages. Vous paramétrez une fois votre séquence de communication, et la plateforme exécute tout à votre place, au bon moment, avec le bon message. Vous gardez le contrôle sur la stratégie, le système gère l'exécution.

Des automatisations concrètes pour chaque étape de votre événement

Les automatisations Sweescape couvrent l'intégralité du cycle de vie d'un événement, de l'inscription au feedback post-événement. Avant l'événement : Programmez un email de rappel à J-2 pour confirmer la présence de vos participants. Incluez les informations pratiques : adresse, horaires, code d'accès, plan d'accès. Ce rappel réduit considérablement le taux d'absence et améliore l'expérience participant dès le départ. Le jour J : Envoyez automatiquement un SMS de bienvenue le matin même. Un message court, personnalisé, qui donne le ton et renforce l'anticipation. Vos participants se sentent attendus, accompagnés, valorisés. Après l'événement : Déclenchez un email de remerciement quelques heures ou jours après la fin. Mais surtout, intégrez directement un lien vers votre formulaire de satisfaction. Cette automatisation change radicalement la donne : vous collectez systématiquement des feedbacks exploitables, sans avoir à y penser manuellement. Ces exemples ne constituent qu'un aperçu. Vous pouvez créer des automatisations pour n'importe quelle étape : confirmation d'inscription, relance pour les non-inscrits, annonce d'un changement de lieu, invitation au prochain événement pour les participants satisfaits.

Email ou SMS : choisissez le canal adapté à chaque moment

Chaque automatisation peut être envoyée par email ou par SMS, selon le contexte et l'urgence du message. Les emails conviennent parfaitement aux communications détaillées : rappels complets avec toutes les informations pratiques, emails de remerciement structurés, invitations au feedback avec plusieurs paragraphes. Les SMS s'imposent pour les messages courts et urgents : confirmation d'inscription immédiate, rappel le jour même, alerte en cas de changement de dernière minute. Leur taux d'ouverture proche de 98% garantit que votre message sera lu rapidement. Cette flexibilité vous permet d'adapter votre communication à chaque situation, sans multiplier les outils ou les interfaces.

Programmez une fois par événement, laissez tourner automatiquement

La vraie puissance des automatisations réside dans leur exécution autonome. Pour chaque événement, vous configurez votre séquence de communication une seule fois : rappel à J-2, SMS de bienvenue le jour J, feedback post-événement. Une fois paramétrée, cette séquence s'exécute automatiquement aux dates et heures définies, sans intervention manuelle de votre part. Vous n'avez plus à penser "merde, j'ai oublié d'envoyer le rappel" la veille au soir. Le système s'en charge. Vous gérez plusieurs événements simultanément ? Chaque événement exécute sa propre séquence d'automatisations indépendamment. Vous organisez 10 séminaires différents le même mois ? Vous configurez chacun une fois, et les 10 séquences tournent en parallèle sans collision ni confusion. Cette approche garantit que chaque événement bénéficie d'une communication professionnelle et systématique, même lorsque vous êtes débordé ou en déplacement.

Tout centralisé : de la configuration à l'analyse des retours

Contrairement aux solutions fragmentées qui vous obligent à jongler entre votre outil de gestion événementielle et vos plateformes d'emailing tierces, Sweescape centralise l'intégralité du processus. Vous créez votre événement, vous configurez vos automatisations, vous suivez les envois, vous collectez les feedbacks, le tout depuis une seule interface. Plus besoin de synchroniser manuellement des listes de contacts, d'exporter des CSV ou de paramétrer des webhooks complexes. Cette intégration native élimine les points de friction et les risques d'erreur. Vos automatisations fonctionnent dès la création de l'événement, sans configuration technique préalable. Vous vous concentrez sur le contenu de vos messages, la plateforme gère le reste. Les feedbacks collectés via vos automatisations post-événement sont directement analysables dans SweeAnalytics. L'IA intégrée compile tous les retours, identifie les tendances, extrait les points d'amélioration. Vous obtenez un résumé actionnable en quelques secondes, sans avoir à lire manuellement des centaines de réponses.