Gestion des Participants

Centralisez et pilotez votre liste d'invités en quelques clics

Gérer une liste de participants, c'est souvent un casse-tête. Vous jongler entre plusieurs fichiers Excel, vous cherchez désespérément l'email d'un VIP pour le modifier, vous perdez du temps à renvoyer manuellement des billets oubliés, et vous n'avez jamais de vision claire sur qui est réellement inscrit. Cette dispersion génère des erreurs, des oublis et du stress inutile. Un invité mal orthographié sur le badge. Un email de confirmation qui part à la mauvaise adresse. Un participant qui se présente à l'accueil sans son billet et que vous ne retrouvez pas dans vos listings. Sweescape centralise l'intégralité de votre gestion de participants dans une interface unique et intuitive. Que vous vendiez des billets via la billetterie payante ou gratuite, ou que vous importiez simplement votre liste d'invités au format CSV ou Excel, tout se retrouve au même endroit.

Import et centralisation instantanée

Dès que vous importez votre fichier ou qu'un participant s'inscrit via la billetterie, il apparaît instantanément dans votre tableau de bord. Plus besoin de vérifier plusieurs sources. Vous disposez d'une vision unique et actualisée en temps réel de tous vos participants. Cette centralisation élimine les allers-retours entre outils et les risques d'erreur liés aux fichiers multiples. Vous travaillez sur une seule base de données, toujours à jour, accessible depuis n'importe quel appareil.

Recherche et modification simplifiées

Vous devez retrouver un participant spécifique ? Utilisez la barre de recherche pour le localiser instantanément parmi des centaines ou des milliers d'inscrits. Vous identifiez une erreur de saisie ? Vous modifiez directement les informations du participant sans passer par un export-import fastidieux. Cette flexibilité vous permet de corriger les imprévus en quelques secondes. Un VIP change d'email deux heures avant l'événement ? Vous modifiez son contact, vous lui renvoyez son billet, et le problème est réglé.

Ajouts et suppressions en un clic

Besoin d'ajouter un invité de dernière minute ? Créez-le directement depuis le tableau de bord, gratuitement, même si votre événement fonctionne avec billetterie payante. Cette fonctionnalité vous permet de gérer les cas particuliers sans friction : invités VIP, partenaires, intervenants, ou participants ajoutés manuellement. Inversement, si vous identifiez un doublon ou une erreur, vous supprimez le participant en un clic. Votre liste reste propre et exploitable.

Gestion individuelle avancée

Chaque participant dispose de son propre profil modifiable. Vous pouvez changer son type de billet, mettre à jour ses informations personnelles. Un participant se présente à l'accueil sans son billet ? Vous l'affichez directement depuis le tableau de bord et vous l'imprimez sur place si vous disposez d'une imprimante. Plus de panique à l'entrée, plus de participants bloqués à l'accueil. Vous pouvez également lui renvoyer son billet par email et/ou sms en un clic si nécessaire. Cette réactivité améliore l'expérience participant et réduit considérablement la charge mentale de vos équipes le jour J.

Émargement intégré

Vous n'avez pas de smartphone sous la main pour scanner les entrées via SweeScan ? Vous pouvez émarger directement depuis le tableau de bord en cochant manuellement les participants présents. Cette flexibilité garantit que vous ne perdez jamais le contrôle de vos entrées, quelle que soit la situation.

Une seule interface, zéro friction

Cette gestion centralisée transforme un processus habituellement fragmenté en expérience fluide. Vous ne perdez plus de temps à chercher, corriger ou vérifier. Vous pilotez votre liste de participants avec la même simplicité que vous gérez vos contacts sur votre téléphone. Tout est pensé pour que vous restiez concentré sur l'essentiel : réussir votre événement.